Dzisiejsze zespoły często składają się z osób pracujących w tym samym biurze, osób pracujących zdalnie w tej samej strefie czasowej oraz ludzi z całego świata.
Chociaż taka konfiguracja zapewnia elastyczność, może również powodować tarcia i wpływać na indywidualną produktywność.
Menedżer produktu dla Trello w Atlassian.
W rzeczywistości ponad połowa pracowników twierdzi, że czuje się nieproduktywna z powodu źle ustawionych priorytetów, niejasnych celów i fragmentarycznej komunikacji.
Co gorsza, zdezorganizowani współpracownicy mogą osłabić resztę zespołu — ponad 50% pracowników twierdzi, że musieli podjąć dodatkową pracę, aby zrekompensować chaos innej osoby.
Efekt fali jest prawdziwy i pali ludzi.
Aby zbudować lepsze zespoły hybrydowe, musimy zacząć od pomocy poszczególnym osobom w wyjaśnieniu, co jest ważne i utrzymaniu kontroli nad ich pracą. Wymaga to zmiany sposobu myślenia i mądrzejszego wykorzystania technologii.
Oto pięć sposobów, w jakie ewoluują narzędzia zwiększające produktywność osobistą, aby wspierać koncentrację, ograniczać bałagan na liście zadań do wykonania i pomagać ludziom osiągać najlepsze wyniki, niezależnie od tego, gdzie i kiedy pracują.
1. Korzystaj z wielu aplikacji (i ułatw sobie znajdowanie zadań wśród nich)
W konfiguracji hybrydowej zespoły często wdrażają różne narzędzia w zależności od lokalizacji, funkcji lub strefy czasowej. Nierzadko zdarza się, że jeden zespół korzysta ze Slacka, podczas gdy inny polega na Teams. Rozpowszechnianie aplikacji jest normą, a nie błędem.
Problemem nie jest zbyt duża liczba narzędzi. Chodzi o to, że są w nich ukryte zadania i priorytety. Zamiast walczyć z rozprzestrzenianiem się aplikacji, narzędzia zwiększające produktywność nowej generacji wyświetlają w nich zadania, dzięki czemu użytkownicy nie tracą czasu na szukanie elementów do działania rozproszonych w różnych miejscach.
Wynik? Mniej żonglowania umysłem, więcej czasu spędzonego na wykonaniu pracy.
2. Pozwól ludziom organizować swoją podróż
Każdy ma swój własny styl pracy, a wiele narzędzi wymusza na użytkownikach sztywne przepływy pracy. Nie odzwierciedla rzeczywistości. Ponad połowa profesjonalnych pracowników przyznaje, że ich metody organizacyjne mogą wydawać się chaotyczne osobom z zewnątrz, ale mocno wierzą, że te podejścia się w ich przypadku sprawdzają.
Niektórzy ludzie myślą listami. Inne w panelach oznaczonych kolorami. Niektórzy lubią etykiety i filtry, inni chcą po prostu czystej listy. Dlatego ważna jest elastyczność. Narzędzia zwiększające produktywność powinny dostosowywać się do naturalnego sposobu myślenia ludzi, a nie odwrotnie.
3. Używaj sztucznej inteligencji, aby podnosić na duchu, a nie przytłaczać
Sztuczna inteligencja może zwiększyć produktywność osobistą, ale tylko wtedy, gdy zostanie przemyślanie wdrożona. Sztuczna inteligencja, która wydaje się nieporadna lub zbyt skomplikowana, zniechęca ludzi.
Najlepsze narzędzia zwiększające produktywność osobistą wykorzystują sztuczną inteligencję jak przyprawę: tylko na tyle, aby poprawić wrażenia, nie przytłaczając ich. Może to oznaczać wyciąganie zadań z długiego e-maila, automatyczne kategoryzowanie zadań lub monitowanie użytkowników, gdy zbliża się ostateczny termin.
Kiedy sztuczna inteligencja działa jak magia, ludzie rzeczywiście chcą z niej korzystać.
4. Zachęcaj do nowoczesnych praktyk zwiększających produktywność (takich jak osie czasu)
Jednym z największych czynników wpływających na produktywność w zespołach hybrydowych jest niewyraźna granica między „głęboką pracą” a „czasem współpracy”. W zespołach globalnych ktoś jest zawsze online, a presja, aby szybko reagować, nigdy się nie kończy.
Dlatego nie tylko narzędzia kształtują produktywność – liczą się także nawyki. Najbardziej przydatne aplikacje to te, które zachęcają do mądrzejszych sposobów pracy, takich jak timeboxing, który staje się coraz bardziej popularny w ostatnich latach.
W niedawnym eksperymencie przeprowadzonym w Atlassian, globalnym zespole liczącym ponad 12 000 pracowników, odkryliśmy, że 68% osób zrobiło większe postępy, ustalając harmonogram swojego kalendarza, a przejrzystość celów poprawiła się o 55%.
Kiedy organizujesz swój dzień wokół najważniejszych zadań, które musisz wykonać, zgodnie z założeniami identyfikujesz swoją najważniejszą pracę.
Funkcje takie jak planowanie metodą „przeciągnij i upuść” lub kalendarze wizualne w narzędziach zwiększających produktywność mogą pomóc ludziom utrzymać się na właściwej drodze i chronić koncentrację, szczególnie w środowiskach, w których występuje dużo czynników rozpraszających, a kontekst stale się zmienia.
Zorganizowani ludzie tworzą lepsze zespoły
Jeśli chcemy poprawić wydajność zespołu, musimy wyposażyć poszczególne osoby w narzędzia, które pomogą im skoncentrować się na najważniejszych priorytetach. Nie oznacza to pogoni za mitycznym „idealnym systemem” – oznacza to oferowanie elastycznych narzędzi wspomaganych sztuczną inteligencją, które wspierają sposób, w jaki ludzie naprawdę pracują.
Kiedy ludzie czują się zorganizowani, pracują lepiej. A kiedy wszyscy w zespole tak się czują? Wtedy dzieje się prawdziwa magia.
Zaprezentowaliśmy najlepszą platformę do analityki biznesowej.
Ten artykuł powstał w ramach kanału Expert Insights TechRadarPro, w którym prezentujemy najlepsze i najbystrzejsze umysły dzisiejszej branży technologicznej. Poglądy wyrażone tutaj są poglądami autorów i niekoniecznie są poglądami TechRadarPro lub Future plc. Jeżeli jesteś zainteresowany współpracą, więcej informacji znajdziesz tutaj:
